ผู้เขียนพึ่งจัดงานเองและเข้าร่วมประชุมกับหน่วยงานอื่น ได้เก็บเกร็ดเล็กๆ ที่พบสำหรับการจัดประชุม วันนี้จะพูดเฉพาะดอกไม้ที่ประดับบนโต๊ะวิทยากรนั่งบรรยาย คนเดียวหรือหลายคน ได้เห็นอะไรเกิดขึ้นกับดอกไม้แสนสวยเหล่านั้น มีสีสันสร้างบรรยากาศของห้องประชุมให้สดชื่นขึ้นมา แต่เมื่อมองอีกมุมหนึ่ง ผู้เขียนพบอะไรบางอย่างที่จะนำมาเล่าสู่กันฟัง
สถานที่ : โรงแรมโลตัสปางสวนแก้ว จ.เชียงใหม่
หากผู้จัดไม่ได้บอกกล่าวกับโรงแรมไว้ล่วงหน้า ได้จัดไว้เรียบร้อยแล้ว เมื่อเสร็จพิธีเปิดหรือกล่าวแนะนำวิทยากร หรือถ่ายรูปแล้ว ก็ขอให้พนักงานของโรงแรมเก็บดอกไม้เหล่านั้นไว้ที่อื่น หรือหากมีการจัดประชุมหลายวันก็ให้แจ้งโรงแรมได้ทราบเรื่องนี้เพื่อแก้ไขในวันต่อไป
การจัดโต๊ะบรรยายวิทยากรที่ทำเวทียกระดับสูงกว่าผู้นั่งฟัง ก็ต้องดูแลในเรื่องนี้ด้วย ยิ่งยกระดับสูงมากกว่าผู้ฟังเท่าไร บนโต๊ะบรรยายให้หลีกเลี่ยงสิ่งของต่างๆ ที่จะบดบังผู้บรรยายให้น้อยที่สุด และอีกสิ่งหนึ่งที่คู่กับดอกไม้บนโต๊ะก็คือ ป้ายชื่อ ที่มีทั้งแบบพลาสติกใส, ไม้, แท่นตัวเสียบอักษร จะอยู่ข้างหน้าดอกไม้, ด้านขวา, ด้านซ้าย ของวิทยากร เพื่อให้ผู้ฟังเห็นป้ายชื่ออย่างชัดเจน
2. กลิ่นดอกไม้ บางครั้งความหวังดีของผู้จัดการประชุม ต้องการดอกไม้ที่สวยแปลกตามีเฉพาะบางฤดูกาลมาให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ชื่นชม ดอกไม้บางชนิดมีทั้งสีที่สดสวยพร้อมกับกลิ่นหอมที่วิทยากรแต่ละท่าน อาจจะชอบหรือไม่ชอบต่างกัน จนถึงอาจจะแพ้กลิ่นได้ ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของวิทยากรที่จะต้องแจ้งให้ผู้จัดประชุมทราบหากแพ้กลิ่นดังกล่าว ยิ่งการประชุมที่ต้องใช้เวลา จะทำให้สมาธิในการบรรยายหรือการใช้ความคิดสะดุดลงได้
สถานที่ : โรงแรมสุริวงค์ จ.เชียงใหม่
3. ดอกไม้ใช้พื้นที่บนโต๊ะมาก วิทยากรบางท่านอาจจะมีวัสดุอุปกรณ์ประกอบการบรรยายหลายอย่าง ฉะนั้น จะต้องเตรียมพื้นที่ให้พอและพร้อม อุปกรณ์บางชนิดที่ใช้กระแสไฟต้องระมัดระวังปริมาณน้ำที่ใช้กับดอกไม้ และเมื่อบรรยายเสร็จต้องคอยดูว่า มีวัสดุอุปกรณ์อะไรที่หลงลืมไว้บนโต๊ะหรือซุ้มดอกไม้บังไว้หรือไม่ เป็นหน้าที่ของผู้จัดการประชุม
สถานที่ : โรงแรมศิรินาถ การ์เด้น จ.เชียงใหม่
4. ดอกไม้สวยในวันแรกของการประชุม กรณีที่จัดประชุมหลายวัน โรงแรมอาจจะใช้ดอกไม้ชุดเดิมโดยไม่เปลี่ยน จะพบว่า ดอกไม้ในวันท้ายๆ ก็เหี่ยวเฉาไม่สวยงาม อาจจะถูกเปรียบได้กับผู้เข้าร่วมประชุมและผู้จัดประชุมว่า หมดกำลังใจและอยากกลับบ้านในที่สุด ดังนั้น ผู้จัดอย่าลืมเรื่องนี้ ต้องคอยเตือนให้ทางโรงแรมสับเปลี่ยนดอกไม้ให้สดอยู่เสมอ
5. วิทยากรเป็นกลุ่ม การประชุมมีวิทยากรมากกว่า 1 คน การจัดดอกไม้จะวางไว้กึ่งกลางโต๊ะบรรยาย พุ่มดอกไม้ต้องมีขนาดพอเหมาะพอดี ไม่บังผู้บรรยายแต่ละท่านและป้ายชื่อควรเห็นเด่นชัด สำหรับคนที่นั่งตรงตำแหน่งดอกไม้ ให้นำป้ายชื่อมาไว้ข้างหน้าดอกไม้
สถานที่ : โรงแรมโลตัสปางสวนแก้ว จ.เชียงใหม่
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น