การวางกระดาษ ที่พบเห็นได้บ่อยคือ หากจัดประชุมที่โรงแรม ทางฝ่ายโรงแรมจะจัดเตรียมกระดาษวางบนโต๊ะ 1 แผ่นพร้อมด้วยดินสอ 1 แท่ง ดินสอนี้ส่วนใหญ่ก็จะระบุชื่อโรงแรมไว้เช่นกัน เป็นโฆษณาแอบแฝงแบบตรงๆ งงไหมเนี่ย! การวางดินสอ ทำไมต้องวางเอียงไม่วางตรง ใครรู้ช่วยตอบที แต่ผู้เขียนเข้าใจว่า เป็นเรื่องของความสวยงาม ถ้าวางตรงอาจจะไม่ถูกหลักฮวงจุ้ย (ว่าเข้าไปนั้น) เพราะเป็นสัญลักษณ์ว่า จะแทงข้างหลัง หรือ ถ้าหัวปลายดินสอมาที่ผู้เข้าประชุมจะบอกว่างานที่โดนแทงแน่ๆ
การเตรียมเอกสารประกอบการประชุม ควรเตรียมเผื่อไว้ไม่เกิน 5-10 ชุด โดยเฉพาะหากการประชุมนั้นมีประธานมาให้เกียรติเปิดประชุมก็ต้องสำรองไว้สำหรับผู้ติดตามด้วย ถ้าจำนวนของเอกสารสำหรับการประชุมแจกได้ครบตามจำนวนที่ผู้แจ้งเข้าร่วมประชุม นับว่า การจัดประชุมครั้งนี้มีการติดต่อประสานงานที่ดี คือมีขั้นตอน เริ่มตั้งแต่ การแจ้งล่วงหน้าเผื่อเวลาให้ผู้ที่จะเข้าประชุมได้เตรียมตัว ขณะที่ใกล้ถึงกำหนดเวลาประชุมก็มีการแจ้งซ้ำอีกรอบ กันไว้เผื่อลืมเวลาและหัวข้อเรื่องที่จะประชุม การแจกเอกสาร ควรแจกก่อนเข้าประชุม จะเป็นเอกสารประกอบหัวข้อการบรรยายหรือการสัมมนากลุ่ม จะต้องเตรียมให้ครบทุกรายการ การทยอยแจกเอกสารในแต่ละหัวข้อขณะประชุม เท่ากับเป็นการรบกวนสมาธิผู้ฟัง ผู้พูด กรณีที่วิทยากรบรรยายไม่ได้เตรียมให้เอกสารไว้เป็นการล่วงหน้า แต่นำเอกสารมาเองผู้จัดประชุมต้องมีฝ่ายประสานงานตรงนี้ไว้ด้วย จะต้องไม่เกิดภาพที่ผู้พูดขอให้แจกเอกสารขณะที่ประชุม ซึ่งถ้าเกิดเรื่องแบบนี้ขี้น ถือได้ว่า เป็นข้อบกพร่องของผู้ประสานงานว่า ไม่ได้ประสานเรื่องนี้ไว้ด้วย นอกจากวิทยากรมีความจำเป็นจริงๆ ต้องขอยกเว้นข้อนี้ไป
การเตรียมวัสดุสำหรับบรรจุเอกสาร ที่นิยมส่วนใหญ่ที่พบเห็นบ่อยๆ เป็นแฟ้มแบบต่างๆ เช่น ปกแฟ้ม แฟ้มกระเป๋า และตอนนี้ ที่เป็นกระแสพูดถึงภาวะโลกร้อน ก็นิยมทำเป็นถุงผ้า มีตราสินค้าหรือสถานที่หรือชื่อของหัวข้อของการจัดงาน ทั้งนี้ ในการจัดประชุมก็ต้องคำนึงถึงงบประมาณตรงนี้ไว้ด้วยตามความเหมาะสม การแจกแฟ้มเหล่านี้ ควรแจกหลังจากได้ลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว เพื่อจะได้เป็นการเช็คจำนวนได้ว่า ผู้เข้าประชุมนั้นมีรายชื่อตรงกับที่ได้แจ้งมาหรือเป็นผู้แทนหรือผู้ติดตาม จะได้ทราบล่วงหน้าสำหรับให้ผู้จัดประชุมได้เตรียมแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ถูกเรื่อง เพราะกรณีที่ผู้มาเข้าประชุมเป็นผู้ที่ไม่มีรายชื่อก็จะได้แยกที่นั่งไว้ตามที่ที่เหมาะสม กรณีที่การประชุมนั่งจัดเฉพาะคณะกรรมการหรือผู้มาประชุม ไม่ใช่ผู้เข้าร่วมประชุม
การขอเอกสารเพิ่ม กรณีเอกสารประกอบการประชุมนั้นน่าสนใจ ผู้เข้าประชุมอาจจะขอเพิ่มเติม ต้องการเอาไปเผื่อให้ผู้เกี่ยวข้อง ผู้จัดประชุมเตรียมแผนสำหรับเรื่องนี้ไว้ด้วย เอกสารต้องกะจำนวนไว้ให้พอดี หรือถ้าเห็นว่า จัดไว้ครบถ้วนแล้วต้องบอกปฏิเสธอย่างสุภาพที่สุดว่า “จำนวนเอกสารจัดเตรียมมาพอดีเฉพาะผู้ที่ลงทะเบียนเข้าประชุม” การเตรียมกระดาษสำหรับบันทึก นอกเหนือจากเอกสารประกอบการประชุม ส่วนหนึ่งทางโรงแรมที่จัดจะจัดเตรียมให้ หนึ่งแผ่นพร้อมดินสอ ผู้จัดประชุมควรมีกระดาษเผื่อไว้สำหรับจดบันทึกด้วย ประมาณ 1-3 แผ่น แจ้งให้ที่ประชุมทราบว่า หากต้องการเพิ่มก็บอกได้ ไม่ควรให้กระดาษแก่ผู้เข้าประชุมจำนวนมาก เพราะบางครั้ง ผู้เข้าร่วมประชุมจะนำสมุดบันทึกติดตัวมาด้วย การใช้กระดาษ re-use น่าดีใจที่ทุกวันนี้ เมื่อเข้าร่วมประชุมมีหลายหน่วยงานนำเอากระดาษ re-use (กลับด้านที่ไม่ได้ใช้) มาใช้กันมากขึ้น เป็นสิ่งที่ควรนำมาปฏิบัติ แต่กระดาษเหล่านี้จะต้องไม่ใช่เรื่องหรืองานที่จะเป็นเอกสารลับ แล้วอย่าลืมแจ้งให้ที่ประชุมทราบด้วยว่า จะใช้กระดาษแบบนี้ คือ อีกด้านจะมีข้อความ ซึ่งพบอยู่เสมอว่า ผู้เข้าประชุมขอเอกสารเพิ่มเพราะได้เอกสารที่มีข้อความไม่เหมือนกับเพื่อนที่นั่งใกล้ๆ กัน
ที่กล่าวมาข้างต้น อาจจะไม่ใช่ทั้งหมดของการจัดเอกสารประกอบการประชุม คิดว่า หากได้เตรียมการไว้ครบเกือบทุกขั้นตอน ซึ่งไม่น่าจะเป็นเรื่องที่หนักหนาอะไรสำหรับการทำหน้าที่ตรงนี้ของเลขานุการ และถ้าเลขานุการได้วางแผนที่ดีแล้ว สามารถให้ผู้ร่วมงานคนอื่นทำหน้าที่นี้แทนได้ ส่วนเลขานุการก็ไปรับหน้าที่อื่นที่สำคัญกว่าซึ่งจะพูดถึงอีกหลายเรื่อง เพื่อให้คุณเลขานุการทั้งหลายกลายเป็น เลขานุการมืออาชีพสำหรับการจัดประชุม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น