เลขานุการกับการใช้ตู้เก็บเอกสาร

ตู้เก็บเอกสารในปัจจุบันมีหลากหลายรูปแบบ ถึงแม้ในวันนี้ จะมีเริ่มมีจำนวนรูปแบบของสำนักงานอัตโนมัติเข้ามามากขึ้น เอกสารทุกอย่างจะอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์หรือสามารถอัพโหลดข้อมูลไว้ในเว็บไซต์หรือพื้นที่บนอีเมล หรือบนบริการต่างๆ ในยุคของโลกแห่งเทคโนโลยี บางแห่งถึงขั้นไม่ต้องจ้างพนักงานหรือเลขานุการ แต่มีสำนักงานที่เรียกว่า vitual offfice มาให้บริการ และเมืองไทยตอนนี้ก็มีบริษัทที่เข้ามาบุกเบิกแล้ว อีกไม่นานเกินรอ สำนักงานแบบนี้ก็คงจะเป็นเรื่องที่ไม่ใหม่ที่จะพูดถึงอีกต่อไป

ถึงแม้ว่าจะมีระบบสำนักงานอัตโนมัติเพียงใด แล้วตู้เก็บเอกสารจะหมดไปหรือไม่ ก็เป็นเรื่องที่ต้องรอดูกันต่อไป แต่รูปแบบของตู้ก็คงจะมีลักษณะที่เป็นโมเดิร์นยิ่งขึ้น เพื่อให้เข้ากับสำนักงานที่หลายองค์กรมีการปรับลุค ไม่นับของบริษัท องค์กรของธุรกิจ แม้แต่หน่วยงานราชการก็มีระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้เพื่อให้ตอบสนองกับการบริการที่รวดเร็ว สำนักงานที่สวยงาม ภาพของสำนักงานที่เต็มไปด้วยเอกสารและตู้เอกสารสีเทาก็คงจะค่อย ๆ หายไป

แล้วตู้พวกนี้จะไปอยู่ที่ไหน ตู้เก็บเอกสารเหล่านี้ ยังเป็นประโยชน์กับสำนักงานอยู่เสมอหากตู้เหล่านั้นได้ใช้ให้เกิดประโยชน์อย่างเต็มที่ สิ่งที่จะพูดถึงตู้วันนี้ ก็คงจะต้องยอมรับความจริงว่า ตู้เก็บเอกสาร มันไม่ได้ทำหน้าที่ตามชื่อระบุไว้ ทั้งยังสร้างสิ่งที่เป็นอุปสรรคต่างๆ นาๆ ด้วยสาเหตุได้แก่

เก็บของส่วนตัว และเป็นตู้ใครตู้มัน ใช้ร่วมกันไม่ได้ ก็คงไม่ต้องแปลกใจที่ในสำนักงานมีจำนวนตู้เอกสารมากมาย จนกินเนื้อที่สำหรับการใช้งานในการปฏิบัติ

ค่าใช้จ่าย ยิ่งมีตู้มากก็มีสารพัดสิ่งของที่จะเก็บแทนที่จะเก็บเอกสาร และตู้เก็บเอกสารควรจะเป็นตู้ที่สามารถใช้ด้วยกันทั้งสำนักงานได้ถ้างานนั้นจะต้องมีการค้นคว้า และอ้างอิงด้วยกันในแต่ละแผนกงาน ดังนั้น ค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นเมื่อซื้อตู้เก็บเอกสารเข้ามาในสำนักงานก็เท่ากับเป็นต้นทุนที่หลายฝ่ายมองข้าม ถ้าให้ลองกลับไปสำรวจตู้ที่มีอยู่นั้นอีกครั้งว่า ใช้เก็บเอกสารจริงหรือไม่

การทำลายเอกสาร ไม่มีการทำลายเอกสาร ด้วยข้อจำกัดทางด้านกฎหมายและระเบียบ เฉพาะของส่วนราชการที่กำหนดไว้ และมีขั้นตอนค่อนข้างยุ่งยากและไม่ง่ายที่จะเข้าใจเมื่อนำมาใช้ปฏิบัติ อย่างไรก็ตามปัจจุบันระเบียบฯ ที่กำหนดสำหรับราชการก็ให้อำนาจกับหน่วยงานในการตัดสินใจได้เอง ก็คงขึ้นอยู่ว่า คนที่ทำงานมักจะมองข้ามจุดเล็กๆ นี้หรือไม่

ความแตกต่างทั้งขนาดและรูปแบบ ตู้เก็บเอกสารที่แตกต่างกันในสำนักงาน เพราะการซื้อตู้นั้นไม่มองภาพรวมว่า สำนักงานต้องการใช้ตู้แบบใด ดังนั้น คงไม่แปลกใจนักถ้าบางสำนักงานจะเป็นแหล่งรวมของรูปแบบตู้แบบต่างๆ ทุกรุ่นทุกขนาด

เก็บเอกสารผิดประเภท ใช้ตู้เก็บเอกสารผิดประเภทของเอกสารที่จะต้องใช้ เช่น ตู้แบบลิ้นชัก (3 - 4 ลิ้นชัก) จะเก็บเอกสารโดยไม่ได้ใส่แฟ้ม และเอกสารเหล่านั้นก็แทบไม่ได้เก็บค้นอีก หากสำรวจอีกครั้งว่า ตู้แบบลิ้นชักจะเหมาะกับแฟ้มแบบใด แฟ้มแขวนหรือปกแฟ้ม หรือตู้ชนิดอื่น ๆ ว่าที่ใช้อยู่จริงกับประโยชน์ของตู้ตรงกันหรือไม่

เก็บเอกสารในตู้โดยไม่จัดระบบ เมื่อจะค้นหาเอกสารก็ไม่รู้จะเริ่มต้นที่ใดก่อน วิธีการที่เป็นพื้นฐานที่สุด;">สำหรับสำนักงาน คือ การเก็บตามเรื่อง ซึ่งขึ้นอยู่กับสำนักงานนั้น ๆ มีงานเกี่ยวข้องกับงานอะไร ก็สามารถตั้งชื่องานของสำนักงานนั้น เมื่อไปอยู่ในตู้ก็ดูไม่ออก จะค้นกันทีก็ต้องเริ่มใหม่ทุกครั้งคือ รื้อกันหมด
วางตู้ไว้ใกล้เพื่อหยิบค้นหาเอกสารได้สะดวก ตามที่หลายคนยึดหลักเอกสารต้องอยู่ใกล้ตัวสามารถหยิบจับได้ง่าย แต่ไปเกะกะงานอื่น ๆ การทำงานสำนักงานปัจจุบันถ้ามีเครื่องคอมพิวเตอร์ ก็ควรเก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่สามารถค้นหาได้ในนั้น ให้การทำงานเกี่ยวกับเอกสารลดน้อยที่สุด จะทำให้ประหยัดวัสดุอุปกรณ์ และเป็นการช่วยกันรักษาสิ่งแวดล้อม ส่งผลถึงเรื่องที่ดูจะไกลที่เข้ามาใกล้ทุกทีคือเรื่อง อุณหภูมิโลก

จากอุปสรรคและสาเหตุของการใช้ตู้เก็บเอกสารที่กล่าวมาข้างต้น ก็มีข้อแนะนำสำหรับเลขานุการในการใช้ตู้เก็บเอกสาร (สถาบันความปลอดภัยในการทำงาน กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน กระทรวงแรงงานและสวัสดิการสังคม, 2534) ดังนี้
- ปิดลิ้นชักตู้เก็บเอกสารทุกครั้งที่ไม่ใช้
- ห้ามเปิดลิ้นชักหลายๆ ชั้น ในเวลาเดียวกัน
- การจัดวางตู้ลิ้นชักตู้ขณะใช้งานต้องไม่เกะกะช่องทางเดิน
- จัดใส่เอกสารจากชั้นล่างสุดก่อนแล้วจึงใส่ชั้นถัดขึ้นไปเพื่อเป็นการถ่วงดุล
- จัดวางตู้ให้ติดพื้นหรือผนังเพื่อความปลอดภัย
-ใช้หูจับลิ้นชักทุกครังเมื่อจะเปิด-ปิดลิ้นชัก เพื่อป้องกันนิ้วถูกหนีบ
-หลีกเลี่ยงการใส่แฟ้มในลิ้นชักมากเกินไป
-ห้ามวางสิ่งของหนัก ๆ ไว้บนตู้เก็บเอกสาร
เมื่อพูดถึงตู้เก็บเอกสารและงานเลขานุการมันเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันอย่างไร จากที่พบปัญหาข้างต้น มันเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานน้อยแต่เป็นจุดที่มองข้ามไม่ได้ ถ้าคุณเป็นเลขานุการก็จะพอมองเห็นสาเหตุที่พูดทั้งหมด ซึ่งเป็นแค่บางส่วนของสาเหตุที่อาจจะมีเรื่องอื่นๆ อีก ดังนั้น ถ้าจุดใดที่สามารถแก้ไขในเบื้องต้นได้ก็รีบดำเนินการ ก่อนที่สำนักงานของคุณจะกลายเป็นพิพิธภัณฑ์ของตู้เก็บเอกสารไปในที่สุด

เอกสารอ้างอิง
สถาบันความปลอดภัยในการทำงาน กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน กระทรวงแรงงานและสวัสดิการสังคม, ความปลอดภัยในการทำงานในสำนักงาน, 2534.