เมื่อเลขานุการมือใหม่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการเรื่อง ซื้อตั๋วเครื่องบินภายในประเทศให้กับนายจ้าง ทีนี้ จะทำอย่างไรเพราะตัวเราเองก็มือใหม่หัดขับ ณ ที่นี้จะไม่กล่าวถึงการซื้อหรือจองตั๋วทางอินเทอร์เน็ต ก่อนที่จะมีประสบการณ์ตามมาจนเกิดทักษะ อย่าลืม! ทุกอย่างเรียนรู้ได้ สำหรับงานนี้ มีข้อแนะนำดังนี้
O เช็คเวลาบิน เมื่อไปข้อมูลการเดินทางไป-กลับแล้ว ก็ต้องเช็คเวลาเที่ยวบิน วิธีการมีหลายวิธีด้วยกัน ที่สะดวกในปัจจุบันก็คือเช็คจากอินเทอร์เน็ต หรือวิธีการอื่นๆ ได้แก่ โทรศัพท์เช็คบริษัทสายการบินที่ต้องการจะเดินทาง หรือบริษัทที่จำหน่ายตั๋วเครื่องบิน หากการเดินทางสะดวกก็สามารถเช็คได้ที่จำหน่าย ณ สนามบินของจังหวัดนั้นๆ
O สถานที่ซื้อตั๋ว ซื้อได้ที่บริษัทสายการบินนั้นๆ ตั้งอยู่ ถ้าเป็นต่างจังหวัด ก็สามารถซื้อได้ที่บุ๊ชขายที่สนามบิน ตัวแทนบริษัทที่จำหน่ายตั๋วเครื่องบิน
O สอบถามราคา ให้สอบถามหรือแจ้งวัน เวลา ที่จะเดินทาง กรณีที่มียังไม่มีข้อมูลราคาก็สอบถามราคาให้ชัดเจน เพราะราคาตั๋วเครื่องบิน จะมีประเภทเที่ยวบินประหยัด (กรณีที่นายจ้างต้องการประหยัดค่าใช้จ่าย) คือ ราคาเดียวทุกเที่ยวบินไม่ว่าจะบินตรงไปจังหวัดใด, ราคาที่ประหยัดเมื่อซื้อก่อนเวลานานๆ, ราคาสายการบินปกติ (การบินไทย) แต่มีราคาประหยัดที่ไม่สามารถเปลี่ยนเที่ยวบินได้ สิ่งที่นำมาพิจารณาเรื่องราคาก็มีข้อแนะนำ เช่น การเดินทางอยู่ในช่วงที่มีโปรโมชั่น บางสายการบินเมื่อซื้อไปกลับ (round trip), ซื้อก่อนเวลาเครื่องออกได้ลด, ซื้อคูปองเป็นแพ็คเกจที่จะได้ราคาประหยัด, อีกกรณีก็คือ บางสายการบินที่ราคาโดยสารเดียวกันทุกสาย เมื่อจะเปลี่ยนเที่ยวบินก็ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม
O รายละเอียด สิ่งที่จะต้องเตรียมวัน เวลา เที่ยวบินที่ต้องการ ชื่อของผู้เดินทางเป็นภาษาอังกฤษ พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ เพื่อทางสายการบินจะได้ติดต่อได้ทันที หากมีเหตุขัดข้องที่จะต้องแจ้งเปลี่ยนเที่ยวบิน ดังนั้น เพื่อความสะดวกทั้งสองฝ่าย (ผู้ซื้อและผู้ขาย) ให้สะกดชื่อ นามสกุล หมายเลขเบอร์โทรศัพท์ เขียนให้เรียบร้อย เพราะกันข้อผิดพลาดในการสะกดชื่อของนายจ้าง และให้มีคำนำหน้าด้วย คือ Mr. (ผู้ชาย) และถ้าเป็นผู้หญิง ก็ให้ระบุ Ms. ได้เลย บางครั้งกรณีที่เป็นบริษัทตัวแทนจำหน่ายตั๋ว ที่จะต้องมีการยืนยันชื่อ เรามักจะได้ยินพนักงานขายกล่าวเป็นอักษรย่อ ที่เรียกว่า airline code ให้ได้ยินอยู่เสมอ
O ใบเสร็จรับเงิน จะต้องแจ้งให้พนักงานขายตั๋วทราบก่อนเสมอ ว่าต้องการใบเสร็จรับเงิน เพื่อที่จะได้นำไปแนบกับค่าใช้จ่ายอื่นๆ สำหรับการเดินทางที่เลขานุการจะต้องดำเนินการเบิกจ่ายให้กับนายจ้าง
O ตรวจทาน เมื่อได้รับตั๋วเดินทางและใบเสร็จรับเงิน จะต้องตรวจทานดังนี้ ชื่อ นามสกุล ผู้เดินทาง วันที่เดินทาง เวลาเที่ยวบิน
ที่พูดทั้งหมดก็คงไม่ยากเกินกว่าที่เลขานุการมือใหม่ จะทำได้ ดังนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ ข้อมูลต่างๆ ในการเดินทางจะต้องพร้อมและชัดเจน รวมถึงการตรวจทานท้ายสุดก็จะเป็นเครื่องยืนยันความถูกต้องอีกครั้ง ฉะนั้น การเตรียมการครั้งแรก (ของเลขานุการ) ก็น่าจะทำให้กับนายจ้างได้ประทับใจ
O เช็ควัน เวลา ในการเดินทาง ต้องมีข้อมูลในการเดินทางว่า นายจ้างต้องการเดินทางไปก่อนเวลาล่วงหน้านานหรือไม่ ก่อนหนึ่งวันหรือภายในวันนั้น อย่าลืมว่า เมื่อนายจ้างไปถึงสถานที่นั้นแล้วสะดวกในการเดินทางต่อไปยังที่ต้องการหรือไม่ ต้องเผื่อเวลาให้ด้วย หรือเมื่อติดต่อต้นทางแล้วทราบว่า จะมีผู้มารับแน่นอนก็อย่าลืมโทรศัพท์ยืนยันอีกฝ่ายด้วย เวลานั้นจะต้องระบุให้แน่นอนว่าจะไป-กลับเมื่อไหร่
O เช็คเวลาบิน เมื่อไปข้อมูลการเดินทางไป-กลับแล้ว ก็ต้องเช็คเวลาเที่ยวบิน วิธีการมีหลายวิธีด้วยกัน ที่สะดวกในปัจจุบันก็คือเช็คจากอินเทอร์เน็ต หรือวิธีการอื่นๆ ได้แก่ โทรศัพท์เช็คบริษัทสายการบินที่ต้องการจะเดินทาง หรือบริษัทที่จำหน่ายตั๋วเครื่องบิน หากการเดินทางสะดวกก็สามารถเช็คได้ที่จำหน่าย ณ สนามบินของจังหวัดนั้นๆ
O สถานที่ซื้อตั๋ว ซื้อได้ที่บริษัทสายการบินนั้นๆ ตั้งอยู่ ถ้าเป็นต่างจังหวัด ก็สามารถซื้อได้ที่บุ๊ชขายที่สนามบิน ตัวแทนบริษัทที่จำหน่ายตั๋วเครื่องบิน
O สอบถามราคา ให้สอบถามหรือแจ้งวัน เวลา ที่จะเดินทาง กรณีที่มียังไม่มีข้อมูลราคาก็สอบถามราคาให้ชัดเจน เพราะราคาตั๋วเครื่องบิน จะมีประเภทเที่ยวบินประหยัด (กรณีที่นายจ้างต้องการประหยัดค่าใช้จ่าย) คือ ราคาเดียวทุกเที่ยวบินไม่ว่าจะบินตรงไปจังหวัดใด, ราคาที่ประหยัดเมื่อซื้อก่อนเวลานานๆ, ราคาสายการบินปกติ (การบินไทย) แต่มีราคาประหยัดที่ไม่สามารถเปลี่ยนเที่ยวบินได้ สิ่งที่นำมาพิจารณาเรื่องราคาก็มีข้อแนะนำ เช่น การเดินทางอยู่ในช่วงที่มีโปรโมชั่น บางสายการบินเมื่อซื้อไปกลับ (round trip), ซื้อก่อนเวลาเครื่องออกได้ลด, ซื้อคูปองเป็นแพ็คเกจที่จะได้ราคาประหยัด, อีกกรณีก็คือ บางสายการบินที่ราคาโดยสารเดียวกันทุกสาย เมื่อจะเปลี่ยนเที่ยวบินก็ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม
O รายละเอียด สิ่งที่จะต้องเตรียมวัน เวลา เที่ยวบินที่ต้องการ ชื่อของผู้เดินทางเป็นภาษาอังกฤษ พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ เพื่อทางสายการบินจะได้ติดต่อได้ทันที หากมีเหตุขัดข้องที่จะต้องแจ้งเปลี่ยนเที่ยวบิน ดังนั้น เพื่อความสะดวกทั้งสองฝ่าย (ผู้ซื้อและผู้ขาย) ให้สะกดชื่อ นามสกุล หมายเลขเบอร์โทรศัพท์ เขียนให้เรียบร้อย เพราะกันข้อผิดพลาดในการสะกดชื่อของนายจ้าง และให้มีคำนำหน้าด้วย คือ Mr. (ผู้ชาย) และถ้าเป็นผู้หญิง ก็ให้ระบุ Ms. ได้เลย บางครั้งกรณีที่เป็นบริษัทตัวแทนจำหน่ายตั๋ว ที่จะต้องมีการยืนยันชื่อ เรามักจะได้ยินพนักงานขายกล่าวเป็นอักษรย่อ ที่เรียกว่า airline code ให้ได้ยินอยู่เสมอ
O ใบเสร็จรับเงิน จะต้องแจ้งให้พนักงานขายตั๋วทราบก่อนเสมอ ว่าต้องการใบเสร็จรับเงิน เพื่อที่จะได้นำไปแนบกับค่าใช้จ่ายอื่นๆ สำหรับการเดินทางที่เลขานุการจะต้องดำเนินการเบิกจ่ายให้กับนายจ้าง
O ตรวจทาน เมื่อได้รับตั๋วเดินทางและใบเสร็จรับเงิน จะต้องตรวจทานดังนี้ ชื่อ นามสกุล ผู้เดินทาง วันที่เดินทาง เวลาเที่ยวบิน
ที่พูดทั้งหมดก็คงไม่ยากเกินกว่าที่เลขานุการมือใหม่ จะทำได้ ดังนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ ข้อมูลต่างๆ ในการเดินทางจะต้องพร้อมและชัดเจน รวมถึงการตรวจทานท้ายสุดก็จะเป็นเครื่องยืนยันความถูกต้องอีกครั้ง ฉะนั้น การเตรียมการครั้งแรก (ของเลขานุการ) ก็น่าจะทำให้กับนายจ้างได้ประทับใจ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น