ทำไมเลขานุการต้องใช้โปรแกรมเพาเวอร์พอยต์ (3)

แล้วมันมีข้อจำกัดอะไรบ้างหล่ะ เพราะดูแล้วจะดีไปหมด ไม่มีข้อจำกัดเลยหรือไร

-*คนละ version อย่างที่เคยพูดไว้ว่า มันมีลงโปรแกรมนี้เกือบทุกเครื่อง แต่ถ้าคนละ version ก็มีปัญหาที่แก้ไขยุ่งยาก (ในตอนนี้) เพราะที่ save เป็น pptx ไปใช้กับเครื่องที่ไม่มี version นี้อยู่ก็ไม่ได้เช่นกัน แต่ก็ไม่น่าเป็นปัญหาในอนาคตอันใกล้ อะไรทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี ที่บอกว่าเป็นไปไม่ได้ แต่เผลอแป้บเดียว ได้แล้ว ต้องเรียกว่าอย่ากระพริบตา

-*ผู้นำเสนอใช้ไม่เป็น กรณีการนำ ppt ไปบรรยายโดยที่ผู้นำเสนอใช้ไม่เป็น เมื่อก่อนหน้านี้ เราจะพบว่า ผู้ใหญ่ทั้งหลายก็จะมีผู้ช่วยมาคลิกแฟรมให้ ดูแล้วได้สองแบบ เป็นผู้ใหญ่มากที่จะต้องมีลูกน้องคอยรับใช้ เรื่องเล็กๆ น้อยๆ แบบนี้ไม่น่าจะถึงมือผู้บริหารขนาดนี้ อีกด้านก็คือ ผู้บริหารคนนี้ (แพ้) เทคโนโลยี (คือใช้ไม่เป็น) ภาพแบบนี้ในปัจจุบันลดน้อยลง เพราะ ppt เป็นอะไรที่ทำได้ง่าย ถ้าคุณคลิกเมาท์หรือ enter เป็น

-*การกำหนดหัวข้อใน ppt ที่จะต้องใช้ข้อความกระทัดรัด ชัดเจน ส่วนเนื้อหาที่สำคัญ ผู้นำเสนอจะบรรยายเอง จุดนี้ ก็ยังพบเห็นบ่อยๆ ว่า บน ppt ใส่อะไรเต็มไปหมด โดยไม่รู้ว่า ผู้นำเสนอจะมาอ่านเอกสารให้ฟัง

-*การแทรกข้อความ กรณีไปบรรยายที่ต้องการมีการแทรกข้อความทั้งหลายหรือมีการเปลี่ยนแปลง ซึ่งสามารถทำได้ทันทีกรณีที่อาจจะเป็นว่า คนทำกับคนที่พูดเป็นคนละคนกัน เมื่อไม่ได้เช็คข้อความมาก่อนก็อาจจะมีการผิดพลาด กรณีนี้ สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ ทีนี้คนใช้จะต้องพอพิมพ์ได้ มองดูแล้วผู้ฟังก็ดูแล้ว เป็นมืออาชีพ (ไม่ใช่บอกว่า มันผิดแล้วจะไปแก้ไขทีหลัง แล้วปรากฏว่า เมื่อไปนำเสนออีกครั้งก็มีจุดที่ยังไม่ได้แก้ไขอีก) อันนี้ทำให้เสียภาพพจน์ของผู้นำเสนอได้เช่นกัน

-*การเตรียมข้อมูลนำเสนอ การนำเสนอ ppt เป็นหน้าที่ของเลขานุการหรือผู้ได้รับผิดชอบ จะต้องนำข้อมูลที่เตรียมมา กรณีไม่ได้นำเครื่องฯ มาเอง ที่จะนำไปใส่ในเครื่องคอมฯ ที่จัดเตรียมไว้สำหรับการนำเสนอ และจะต้องเช็คข้อมูลและเครื่องให้เรียบร้อย ว่ามีข้อมูลและใช้งานได้ ไม่ใช้มาเตรียมงานในขณะที่จะนำเสนอ เผลอๆ เปิดไฟล์ไม่ได้ อันนี้ความเป็นมืออาชีพก็แทบจะหมดไปได้เช่นกัน

-*การใช้ effect หรือ ภาพเคลื่อนไหว animation ในแฟรมการนำเสนอ ทำให้จุดสนใจไปอยู่ที่พวกนั้น แทนที่จะเป็นสาระในการบรรยาย

ทำไมเลขานุการต้องใช้โปรแกรมเพาเวอร์พอยต์ (2)

หลายวันก่อนเขียนเรื่อง ทำไมเลขานุการจึงต้องใช้ powerpoint ก็คิดว่า น่าจะจบ แต่เผอิญไปเข้ากลุ่มทำงานก็ได้ข้อคิดเพิ่มขึ้นมาอีกว่า ความสะดวกที่ได้กล่าวถึงครั้งที่แล้ว ก็ยังมีอีกหลายข้อเพิ่มเติมดังนี้

=> แทรกข้อมูลได้ทันที ขณะที่นำเสนอเพื่อแก้ไขให้ถูกต้อง
=> เลือกหรือซ่อนแฟรมการนำเสนอได้ เมื่อไม่ต้องการ
=> หยุดการนำเสนอ เพื่อ feedback ระหว่างผู้ฟังกับผู้พูดได้
=> ย้อนกลับแฟรมการนำเสนอ หากผู้ฟังหรือผู้พูดต้องการทบทวน
=> สอดแทรกรูปภาพนิ่ง ภาคเคลื่อนไหว หรือ animation ต่าง ๆ ได้ เห็นภาพของจริง
=> ใช้แทน flip chart เพื่อสรุปข้อคิดเห็นของที่ประชุม และมีการเก็บประเด็นจากที่ประชุม

ทำไมเลขานุการต้องใช้โปรแกรมเพาเวอร์พอยต์

หลายคนคงจะไม่ปฏิเสธโปรแกรมเพาเวอร์พอยต์ ซึ่งเป็นโปรแกรมชุดหนึ่งของไมโครซอฟต์ออฟฟิศ โดยเฉพาะเมื่อนำมาใช้ในวงการธุรกิจ โปรแกรมนี้น่าจะเหมาะสมที่สุด ถ้าอยู่ในฐานะที่จะต้องเตรียมเพื่อข้อมูลให้นายจ้างนำเสนอหรือเลขานุการเสนอด้วยตนเอง โปรแกรมนี้เป็นการแสดงภาพและตัวอักษรซึ่งจะถูกส่งผ่านคอมพิวเตอร์ไปฉายบนจอเน้นการตั้งหัวข้อแล้วตามด้วยข้อความในหัวข้อย่อยหรือบุลลิตพอยต์ (Bullets)



โปรแกรมเพาเวอร์พอยต์ ไม่ได้ใช้เฉพาะกับงานเท่านั้น แต่สามารถใช้สำหรับการพักผ่อนหรือในการจัดงานรื่นเริงต่าง ๆ ได้ และปัจจุบันก็ขยายไปสู่วงการศึกษา เกือบแทบทุกระดับชั้นเมื่อมีการบรรยาย นำเสนอโครงงาน ก็ต้องมีโปรแกรมนี้ปรากฏให้เห็นเสมอ

คุณสมบัติของโปรแกรมเพาเวอร์พอยต์ที่เลขานุการต้องใช้ก็คือ
<> ความสั้นและกระทัดรัดของข้อมูล ทำให้เข้าใจง่าย (มีบางบริษัทคอมพิวเตอร์ได้กำหนดไว้ว่า “บัญญัติเลข 7” คือ หนึ่งสไลด์ใช้บุลลิตไม่เกิน 7 บุลลิต หนึ่งบุลลิตต้องใช้คำไม่เกิน 7 คำ)
<> ข้อความเรียบง่ายดูสบายตา ตัวอักษรเรียงแถวเป็นแนวดิ่ง
<> อ่านง่าย คนอ่านมองดูแล้วก็รู้ว่าข้อความที่กำลังอ่านนั้นต้องการบอกอะไร
<> สามารถใช้ได้ทั้งข้อมูล กราฟ ชาร์ตและสถิติต่าง ๆ รวมทั้งภาพและเสียงได้
<> มีเทมเพลทที่หลากหลายให้เลือกและเหมาะสมกับงานนั้นๆ
<> ใช้งานได้ง่าย มีขั้นตอนไม่ซับซ้อน
<> มีโปรแกรมอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์เกือบทุกเครื่อง

จึงไม่น่าแปลกใจที่มีคนมีคำกล่าวว่า “เพาเวอร์พอยต์เป็นของจำเป็นพอๆ กับสูทสากล ซึ่งเป็นเครื่องแบบที่ขาดไม่ได้ของนักธุรกิจ” และ “การไม่ใช้เพาะเวอร์พอยต์เปรียบเสมือนการเข้าประชุมโดยไม่ใส่รองเท้า” (บทความ Absolute powerpoint ของเอียน พาร์กเกอร์ ใน The NewYorker ฉบับปี ค.ศ.2001) ดังนั้น คำตอบก็คงจะตอบได้ว่า เลขานุการจะต้องใช้โปรแกรมเพาเวอร์พอยต์เป็น

อ้างอิง : ประชา สุวีรานนท์, ดีไซน์ คัลเจอร์, วัฒนธรรมบุคคลิตพอยต์ : เมื่อลิสต์ครองโลก มติชนสุดสัปดาห์ ฉบับประจำวันที่ 3-9 สิงหาคม 2550 ฉบับที่ 1407.