เลขานุการกับการใช้โทรศัพท์มือถือ

ทุกวันนี้ก็คงจะต้องยอมรับกันว่า โทรศัพท์มือถือ เข้ามาอยู่ในชีวิตประจำวันของทุกเพศทุกวัย และทุกอาชีพ ทำให้เราสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ทุกที่ทุกเวลา ซึ่งอาชีพเลขานุการในยุคปัจจุบันอาจจะถูกเทคโนโลยีชนิดนี้ เข้ามาแย่งตำแหน่งงานด้วยก็ได้ เพราะบางรุ่นของโทรศัพท์มือถือ บอกว่า เป็นเลขานุการประจำตัวได้ เพราะ สามารถทำหน้าที่กำหนดตารางการทำงาน กำหนดการนัดหมาย เตือนการประชุม ส่งและเรียกใช้ข้อมูลข่าวสารได้ทันที ทำธุรกรรม บางคนใช้เป็น organizer สำหรับงานต่าง ๆ แทนที่คนได้ด้วย

อย่างไรก็ตาม บางหน่วยงานก็ยังเห็นความจำเป็นที่จะต้องมีเลขานุการเข้ามาช่วยทำหน้าที่ต่าง ๆ แทนนายจ้างเพราะถือว่าติดต่อกับคนนั้น ดีกว่าติดต่อกับเทคโนโลยี ฉะนั้น ในการทำหน้าที่เลขานุการซึ่งจะต้องเกี่ยวข้องกับการใช้โทรศัพท์มือถือนั้นจะต้องทำอะไรบ้าง เพราะเมื่อมีเครื่องมืออุปกรณ์ที่จะมาช่วยอำนวยสะดวกและฟังชั่นของโทรศัพท์มือถือในวันนี้ก็มีมากมาย ซึ่งเป็นหน้าที่ของเลขานุการที่จะต้องรู้เท่าทันกับเทคโนโลยี และนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับอาชีพ

การใช้โทรศัพท์มือถือกับงานเลขานุการ
1. พูดคุยงานติดต่อธุรกิจต่าง ๆ ให้นายจ้าง
2. ใช้ติดต่อเรื่องส่วนตัวที่นายจ้างอนุญาตให้ทำหน้าที่แทน
3. เป็น organizer ให้เลขานุการ
4. บันทึกการนัดหมายให้นายจ้าง
5. แจ้งเตือนงานนายจ้าง โดยใช้ตารางการนัดหมาย และให้มีสัญญาณเตือน
6. บันทึกเสียงการประชุมแทนเครื่องบันทึกและถอดข้อความ
7. บันทึกภาพถ่ายกิจกรรมต่าง ๆ ที่ได้รับมอบหมายและรายงานให้นายจ้างทราบ
8. ส่งข้อความเตือนเรื่องสำคัญให้นายจ้างทราบ กรณีที่นายจ้างอาจจะติดการประชุมหรือระหว่างที่อยู่กับแขก
9. รับ-ส่งอีเมล์เกี่ยวกับเรื่องงาน

การบันทึกข้อมูลผ่านโทรศัพท์มือถือสำหรับงานเลขานุการ
1. บันทึกหมายเลขโทรศัพท์ (ใช้เป็นสมุดโทรศัพท์) ที่เกี่ยวข้องกับนายจ้าง ได้แก่ หมายเลขโทรศัพท์มือถือ/โทรศัพท์ของหน่วยงาน/บุคคลที่เกี่ยวข้องกับงาน ที่นายจ้างจะต้องติดต่ออยู่เสมอ หมายเลขโทรศัพท์มือถือ/โทรศัพท์บ้านครอบครัวของนายจ้าง หมายเลขโทรศัพท์หน่วยงานหรือบุคคลที่จะอำนวยความสะดวกในการทำงานต่าง ๆ เช่น สายการบิน โรงแรม โรงพยาบาล ฯลฯ ควรจัดกลุ่มไว้เป็นประเภท ๆ
2. บันทึกเตือนเรื่องงานและการนัดหมาย
3. บันทึกเตือนเรื่องสำคัญของนายจ้าง เช่น วันเกิดของนายจ้าง ครอบครัว บุคคลที่นายจ้างนับถือหรือบุคคลที่นายจ้างต้องการแสดงความยินดี
4. บันทึกภาพที่จะนำไปใช้ในงาน ซึ่งอาจจะส่งภาพให้นายจ้างทราบทันที
5. บันทึกเสียงการประชุมหรือการสนทนาต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน
6. บันทึกหมายเลขด่วนที่ติดต่อได้ทันทีแยกต่างหาก

มารยาทในการใช้โทรศัพท์มือถือสำหรับเลขานุการที่พึงปฏิบัติกับนายจ้าง
- ขณะที่สนทนากับนายจ้างห้ามพูดคุยโทรศัพท์ไปด้วย
- ระหว่างนายจ้างสั่งงานทางโทรศัพท์ จะต้องสรุปงานนั้นๆ ให้ได้และยืนยันงานที่สั่งอีกครั้งหนึ่งให้นายจ้างรับทราบ ถ้านายจ้างมีเวลารับฟัง
- กรณีที่จะโทรศัพท์ถึงนายจ้างต้องรู้กาละเทศะ หากเป็นเรื่องรีบด่วนหรือสำคัญต้องแจ้งให้ทราบ ต้องสอบถามก่อนเสมอว่า จะสามารถคุยได้หรือไม่อย่างไร
- เวลาที่ไม่ควรติดต่อกับนายจ้าง ได้แก่ เวลาขับรถยนต์ ประชุม เวลาพักผ่อน เวลารับประทานอาหาร วันหยุดหรือวันของครอบครัว
- ระหว่างทำหน้าที่ในการประชุม กรณีที่จะต้องใช้โทรศัพท์มือถือ ก็ต้องตั้งระบบสั่นแจ้งเตือน และขออนุญาตที่ประชุมออกมาคุยข้างนอกห้องประชุม และจะต้องจบการสนทนาให้เร็วที่สุด
- ไม่นำหมายเลขโทรศัพท์ของนายจ้างให้กับบุคคลอื่นที่นายจ้างไม่อนุญาต ถ้าหากผู้ติดต่อยังต้องการก็ให้เลขหมายของเลขานุการหรือหน่วยงาน เพื่อจะได้กรองงานก่อนเสนอให้นายจ้างทราบ
- ไม่ใช้โทรศัพท์ของนายจ้าง ทั้งรับและพูดคุย โดยที่ไม่ได้รับอนุญาต
- การบันทึกข้อมูลด้วยโทรศัพท์มือถือ ในการประชุมหรือการพบปะกับลูกค้าต่าง ๆ ควรขอความเห็นชอบจากนายจ้างก่อนทุกครั้ง และต้องจำได้ด้วยว่า กรณีใดที่นายจ้างยินยอมหรือไม่อนุญาต
- การบันทึกการสนทนาขณะที่คุย โทรศัพท์บางรุ่นสามารถทำได้ ซึ่งบางประเทศก็ได้มีกฎหมายบังคับไว้ว่า ต้องได้รับความเห็นชอบจากคู่สนทนาก่อน
- เลขานุการไม่ควรเปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์บ่อย หรือกรณีถ้าเปลี่ยนจะต้องรีบแจ้งให้นายจ้างทราบทันที
- ต้องเตรียมข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ให้พร้อมและเรียกใช้ได้ทันที เมื่อนายจ้างต้องการ
- กรณีที่เป็นลูกค้าหรือแขกคนสำคัญของนายจ้างเมื่อได้รับหมายเลข จะต้องรีบบันทึกและจัดกลุ่มของหมายเลขไว้ตามประเภท
- การกำหนดตารางการนัดหมายควรเรียกใช้ได้ทันทีที่ต้องการ
- เสียงเรียกเข้าของโทรศัพท์ ควรเลือกเสียงที่เหมาะสมกับสถานที่ทำงานหรือโอกาสต่าง ๆ เช่น กรณีการเลือกใช้เสียงหัวเราะในขณะที่มีการประชุมกันเคร่งเครียด เสียงเพลง happy birthday ในงานศพ
- กรณีใช้ข้อความเตือนให้นายจ้าง ควรใช้ข้อความที่สั้น กระทัดรัด เข้าใจง่าย (นักการตลาดให้ตระหนักว่า sms ที่ส่งไปนั้นความยาวได้เพียง 160 ตัวอักษร)
- การใช้ข้อความ sms ไม่ควรใช้ภาษา Moby Language ซึ่งเป็นภาษาลดรูปคำเต็มโดยใช้ตัวเลข เครื่องหมายหรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ แทนที่เข้าไป เช่น U = you 2 = to เป็นข้อความที่อาจจะดูเท่ แต่คงจะไม่เหมาะสำหรับงาน
- ไม่ฟังการสนทนาของนายจ้าง
- การขอหมายเลขโทรศัพท์มือถือของลูกค้าหรือแขกของนายจ้าง คงจะต้องดูวัฒนธรรมของแต่ละองค์กรว่า ให้ใช้เลขหมายของหน่วยงานหรือเลขหมายส่วนตัว กรณีที่ ได้รับ missed call จากนายจ้าง ต้องรีบโทรกลับทันที - ดูแลค่าใช้จ่ายในการใช้โทรศัพท์มือถือของนายจ้างให้สามารถพร้อมใช้บริการได้
- ดูแลและช่วยหาข้อมูลในการเลือกระบบโทรศัพท์มือถือที่นายจ้างสามารถโทรติดต่องานได้ทุกสถานที่


จากข้อพึงปฏิบัติต่าง ๆ ในการใช้โทรศัพท์มือถือที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในหน้าที่เลขานุการที่กล่าวข้างต้น เราจะเห็นว่า โทรศัพท์มือถือในวันนี้ทำอะไรได้มากมาย และอาจจะไม่นานเกินรอที่คุณสมบัติของโทรศัพท์มือถือก็อาจจะมีอะไรอื่น ๆ ที่เราคาดไม่ถึงเข้ามาอีกที่จะเป็นประโยชน์กับงาน จึงไม่น่าจะแปลกใจที่ทุกวันนี้พบว่า แทบทุกคนในสำนักงานจะมีโทรศัพท์มือถือใช้ แต่การใช้นั้นจะทำให้เกิดประโยชน์ต่อตัวเราหรือเป็นโทษ ก็ต้องขึ้นอยู่กับการใช้ของคนนั้น ๆ โดยเฉพาะอาชีพเลขานุการซึ่งเป็นผู้ที่อยู่ใกล้กับนายจ้าง ที่เราจะนำเอาเทคโนโลยียุคใหม่มาปรับใช้ได้เหมาะกับงานและเกิดความพึงพอใจให้นายจ้างได้อย่างไร